2 gestionnaires de paie décortiquent la profession
Logiciel de paie, cadre réglementaire, relations avec les chefs d’entreprise, fiche de paie simplifiée : Christelle Zaied et Priscillia de Oliveira, responsables du service social chez le cabinet d’expertise comptable Exco Hesio à Roanne, lèvent le voile sur les missions et le quotidien d’un gestionnaire de paie.
Le bulletin de paie, ce n’est pas automatique !
Ne dites pas à un gestionnaire de paie qu’il est un simple opérateur de saisie ! Etablir une fiche de paie demande un travail important en amont sur le logiciel de paie, sans compter l’application rigoureuse des cadres réglementaires et contractuels, et la prise en compte des relevés d’informations de chaque salarié (heures supplémentaires, congés, arrêts maladies, fin de contrat, primes, etc.).
L’avis de Christelle Zaied : « La paie n’est pas un appuyage de bouton ! Les lignes que l’on retrouve dans le bulletin de paie ne sont pas générées automatiquement. Beaucoup de calculs doivent être fait en amont et peuvent prendre beaucoup de temps. »
L’avis de Priscillia de Oliveira : « Nous avons beaucoup de paramétrages, auxquels il faut ajouter tous les éléments variables que le client va nous transmettre. Ça ne se fait pas tout seul ! D’un dossier à l’autre, d’un mois à un autre, on ne rencontre jamais la même chose. La routine, ça n’existe pas dans notre métier. »
Le gestionnaire de paie face à l’inflation réglementaire
Un Code du Travail de près de 4 000 pages, environ 300 conventions collectives, sans compter les accords d’entreprise, leurs règlements intérieurs et les subtilités des 38 formes de contrats de travail : l’environnement législatif et réglementaire du gestionnaire de paie a de quoi remplir plusieurs bibliothèques. Pas étonnant que la fiche de paie française figure parmi les plus complexes au monde avec jusqu’à 50 lignes, contre une quinzaine en Allemagne et une dizaine au Japon.
L’avis de Christelle Zaied : « Les nouvelles lois, les négociations collectives, toute la réglementation est de plus en plus mouvante ! Chaque trimestre, nous devons nous former auprès d’un organisme pour suivre ce qui a changé, puis répercuter ces informations sur nos collaborateurs du service social au sein du cabinet. »
L’avis de Priscillia de Oliveira : « Dans le cabinet, nous gérons plus de 80 conventions collectives, mais nous devons également suivre tout ce qui est spécifique à chaque entreprise. La veille juridique est quelque chose de très important pour nous. C’est un métier qui nécessite une mise à jour constante des connaissances. Nous allons chercher l’information en permanence via de la documentation juridique de différents éditeurs, pour avoir plusieurs interprétations et suivre la jurisprudence, car les textes de loi et la jurisprudence peuvent soulevés des interprétations divergentes et créer des cas de vides juridiques. »
Bulletin de paie : une expertise indispensable
Avec la complexification croissante de la fiche de paie, son externalisation est devenue incontournable pour les TPE et PME. Depuis le 1er janvier 2016, la DSN (Déclaration Sociale Nominative) rend obligatoire l’utilisation d’un logiciel de paie, afin de transmettre automatiquement les données sociales à l’administration. De quoi pousser les derniers réticents à confier l’établissement du bulletin de paie à des experts au fait des évolutions technologiques et réglementaires permanentes.
L’avis de Christelle Zaied : « La gestion artisanale de la paie, sur papier ou tableur, n’est plus possible. Passer par un cabinet d’experts-comptables apporte de la sérénité aux employeurs. »
L’avis de Priscillia de Oliveira : « Les clients externalisent la gestion de la paie pour se recentrer sur leur activité. »
Gestion de paie, ton univers impitoyable !
La rigueur et les connaissances actualisées d’un gestionnaire de paie ne sont pas de trop pour éviter l’erreur sur un bulletin. Car lorsqu’un salarié décèle une incohérence dans sa fiche de paie, la température peut vite monter au sein de l’entreprise !
L’avis de Christelle Zaied : « Il peut y avoir des risques prudhommaux, notamment s’il existe déjà une tension entre employés et direction. La paie joue beaucoup sur le climat social, c’est un élément sensible. »
L’avis de Priscillia de Oliveira : « Aujourd’hui, les salariés ont accès à l’information, ils se renseignent de plus en plus. Ils vont aussi plus facilement vers l’inspection du travail. Une erreur dans la paie peut avoir un effet boule de neige avec les salariés et entraîner un contrôle de l’inspection du travail ou de l’Urssaf. »
Gestionnaire de paie, un rôle de conseiller
Dans le bureau d’un gestionnaire de paie, entre les piles de dossiers et l’équipement informatique, le téléphone n’est jamais loin. Le rôle du service social dépasse en effet le strict établissement des bulletins de paie : il accompagne le chef d’entreprise dans sa gestion des ressources humaines, de l’embauche au licenciement !
L’avis de Christelle Zaied : « Nous leurs apportons une aide dans leurs prises de décisions. Lorsqu’ils nous consultent sur l’opportunité d’une embauche ou les conséquences d’un licenciement, nous les informons de leurs possibilités, des dispositifs auxquels ils peuvent prétendre, de ce qu’ils peuvent faire ou ne pas faire et les répercussions que cela peut engendrer par la suite. »
L’avis de Priscillia de Oliveira : « Nous informons les chefs d’entreprise de toutes les évolutions réglementaires qui concernent leur entreprise, nous éditons aussi de l’information à leur attention, via la Lettre Exco ou des flashs infos sur des sujets d’actualité comme la DSN, la mutuelle obligatoire, les primes à l’embauche…. »
Gestionnaire de paie : l’importance du relationnel
La rigueur est une seconde nature pour le gestionnaire de paie, mais elle ne suffit pas. Les multiples échanges avec ses collaborateurs et ses clients demandent de vraies capacités à communiquer. En interne, pour partager l’information. En externe, pour récolter les données du personnel auprès des clients, et répondre à ses questions à tout moment.
L’avis de Christelle Zaied : « Il faut avoir de la diplomatie pour jongler avec les caractères de chacun, d’autant que la complexité de la gestion de la paie n’est pas pour faciliter les échanges. Il faut aussi respecter scrupuleusement le devoir de confidentialité du cabinet vis-à-vis des informations auxquelles nous avons accès. »
L’avis de Priscillia de Oliveira : « C’est une vraie gymnastique de l’esprit de passer d’un dossier à un autre, tout en étant disponible pour répondre aux clients. On doit aussi les relancer régulièrement pour récolter les données de la gestion du personnel nécessaires à l’établissement des paies. Et nous sommes parfois sollicités pour expliquer certains points complexes directement aux salariés, à l’initiative de l’employeur. »
Devenir gestionnaire de paie : une filière qui recrute !
Les métiers de l’expertise-comptable ne connaissent pas la crise, avec un taux de chômage très bas (environ 2 %) et un renouvellement important des effectifs avec de nombreux départs à la retraite. Autant d’opportunités de rentrer rapidement sur le marché du travail dès la sortie de l’école ! Et même avant, grâce à l’alternance.
L’avis de Christelle Zaied : « La spécialisation s’est développée, notamment la licence professionnelle Gestion de la paie. Auparavant on pouvait se former dans l’entreprise sans connaissances spécifiques, mais avec la complexification de l’environnement, il est préférable d’avoir une base théorique pour débuter dans le métier. L’alternance permet justement d’associer théorie et pratique. »
L’avis de Priscillia de Oliveira : « Beaucoup de profils viennent du BTS Comptabilité, ou du DUT GEA. Les formations RH peuvent aussi mener à la paie. C’est un profil très recherché, il y a de l’emploi dans ce domaine-là ! »
Quel avenir pour la fiche de paie ?
D’ici 2017, le bulletin de paie simplifié souhaité par le gouvernement doit régler son problème de lisibilité auprès des salariés. Néanmoins, le choc de simplification ne signifie pas que la tâche sera plus reposante pour les gestionnaires de paie. L’établissement de la fiche de paie ne sera pas moins exigeant, et l’intervention d’experts restera requise pour apprivoiser et appliquer les nouvelles règles qui ne manqueront pas de fleurir…
L’avis de Christelle Zaied : « On souhaiterait que le flux continu de nouveauté en matière sociale marque une pause… »
L’avis de Priscillia de Oliveira : « Le choc de simplification est surtout valable pour l’administration, moins pour les cabinets d’experts-comptables. On aura toujours autant de paramétrages et de lignes à renseigner de notre côté ! »
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Expert-comptable à Roanne, le cabinet Exco Hesio rayonne sur le nord de la Loire jusqu’à Balbigny, le sud de la Saône-et-Loire jusqu’à Paray-le-Monial et dans le Rhône à Beaujeu. Ses 120 collaborateurs apportent leur expertise à 3500 clients au service de la gestion de leur entreprise et de leur développement.