Impayés : 5 conseils pour éviter d’aller au clash

Recouvrer une créance avec le sourire, équation impossible ? Non, à condition de privilégier la diplomatie à la méthode forte ! Il est possible de faire face à un impayé tout en préservant la relation commerciale avec un client, grâce au recouvrement amiable. Il est aussi possible d’éviter de se retrouver à gérer un impayé, en réagissant plus tôt !

1. Déterminer les raisons de l’impayé

Derrière un impayé, il y a un problème de trésorerie chez un client. Dans la majorité des cas, ce dernier évitera de communiquer sur ses difficultés financières et préfèrera « faire le mort » plutôt que d’avertir son fournisseur. Cette fragilité peut être provisoire, consécutive à une baisse d’activité ou à un impayé dont aurait été victime le client lui-même. Temporiser peut donc être le moyen pour lui de préserver sa trésorerie en attendant un retour à la normale.

2. Privilégier le recouvrement à l’amiable

Face à un impayé, adopter une attitude inflexible n’est pas la bonne option. Rester « droit dans ses bottes » n’aidera pas à recouvrer ses créances plus rapidement. Mettre la pression sur son client ne fera qu’aggraver les tensions et mettra en péril la relation commerciale. Néanmoins, se montrer trop conciliant face à un client fidèle, avec lequel on peut avoir tissé des liens, peut encourager ce dernier à allonger encore le délai de paiement, pour privilégier le recouvrement d’autres créances…

Pour éviter le clash face à un impayé, la bonne attitude à avoir nécessite une maîtrise subtile de la diplomatie, entre compréhension et fermeté. Il s’agit de prendre en compte la situation du client à l’origine de l’impayé, et de proposer un remboursement échelonné de la créance, en établissant un échéancier de paiement. La solution retenue doit être profitable aux deux parties : c’est le meilleur moyen de faire baisser la tension. S’adapter aux difficultés d’un client positionne le fournisseur comme un partenaire économique, une attitude qui peut consolider la relation commerciale.

3. Recourir à l’intervention d’un intermédiaire

Se déplacer chez le client, écouter ses difficultés passagères de trésorerie, étaler la créance en plusieurs paiements : une conciliation à l’amiable demande du temps et des compétences spécifiques. Deux éléments que tous les chefs d’entreprise ne possèdent pas ! D’où la nécessité de recourir à un intermédiaire, un professionnel qui possède l’expérience de ces situations de litige qui peuvent empoisonner les relations commerciales. L’intervention d’un intermédiaire est aussi un gage de neutralité, ce qui favorise le dialogue. Il existe des professionnels du recouvrement, rompus aux techniques de négociation à l’amiable. C’est notamment le cas des experts-comptables, qui peuvent agir de concert avec un huissier de justice pour éviter la voie judiciaire, souvent coûteuse et longue pour un résultat incertain… Experts-comptables et huissiers de justice sont liés depuis 2015 par une convention nationale de partenariat en matière de recouvrement amiable des créances des entreprises. Une passerelle technique entre les deux professions facilite et accélère les démarches pour recouvrer l’impayé sous 60 jours.

4. Anticiper les impayés en limitant le risque client

Le meilleur moyen d’éviter le clash est d’éviter l’impayé ! En amont, il est possible de réduire le risque client en s’assurant de la solvabilité d’une entreprise, via l’étude de ses données bilancielles notamment. Une assurance-crédit est une vraie sécurité pour diminuer son risque client, grâce à la qualification d’experts possédant la vision la plus actualisée sur la santé financière des entreprises. Pour les TPE et PME possédant un rayon d’action local, la solution alternative consiste à s’appuyer sur les conseils de son expert-comptable, qui possède la connaissance du tissu économique du territoire, et peut apporter de précieux conseils dans la sélection des prospects et la rédaction des conditions générales de vente, pour exiger un acompte par exemple.

5. Réagir rapidement en cas de retard de paiement

Avant de s’alarmer d’un impayé, il convient de réagir dès le retard de paiement. Cela nécessite de mettre en place des procédures pour automatiser l’envoi de relance dès lors que la date de paiement est dépassée. D’abord par email, ensuite par téléphone puis par courrier, avant d’expédier une mise en demeure. S’il s’agit d’un oubli ou d’un problème d’organisation chez le client, les relances suffisent à obtenir le paiement. Les relances permettent aussi de détecter la raison du non-paiement, et de recueillir des informations utiles pour un recouvrement à l’amiable.

L’impayé est l’ennemi du fonds de roulement nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise. Exco Hesio, votre expert-comptable à Roanne, prête une attention toute particulière à la gestion des impayés. Bénéficiez d’un accompagnement efficace pour mettre en place des process rigoureux afin de réagir au plus vite en cas de retard de paiement.