Comment l’expert-comptable mène les TPE et PME vers la transformation digitale

Plus possible d’y échapper : le numérique est partout dans la société et les entreprises sont sommées de s’y convertir sous peine d’accuser un lourd retard sur la concurrence. Mais la transformation digitale ne doit pas pour autant être brutale et source de désorganisation, elle doit au contraire contribuer à améliorer l’efficacité des process et le quotidien des équipes. L’offre digitale d’Exco Hesio s’inscrit dans cette philosophie.

La difficile équation numérique des petites et moyennes entreprises

Ici, pas de DSI et rarement de technicien informatique. Les TPE et PME n’ont par définition pas toujours la dimension et les ressources en interne pour développer des projets numériques ambitieux. Les développements sont généralement dictés par la contrainte et confiés en externe à un prestataire pas toujours au fait des problématiques de l’entreprise et des spécificités de son activité. Et la pression économique qui pèse sur les TPE/PME leur donne peu de latitude pour dégager un budget conséquent pour mener une réelle démarche de transformation numérique. Sans parler de la contrainte de temps : les groupes de travail et les ateliers numériques sont un luxe que peu de petites et moyennes entreprises peuvent s’autoriser.

Ce n’est pas un hasard si le gouvernement a lancé la plateforme France Num à l’automne dernier pour sensibiliser et éduquer les chefs d’entreprise aux enjeux et à l’environnement du digital : ils accusent un vrai retard en la matière. Une étude de l’Afnic révélait en 2018 que seules 11 % des TPE et PME utilisaient des outils numériques au quotidien, et que la majorité (61%) consacrait moins de 300 € par an à leur présence en ligne.

Le digital, des gains qui n’ont rien de virtuels

La transformation numérique, une coquetterie pour start-up « digital native » ? Non : plutôt un relais de croissance et un levier pour optimiser la productivité et l’efficacité de ses process, grâce notamment à une plus grande agilité. Au prix toutefois d’une profonde évolution de l’organisation, le point bloquant dans les PME familiales aux procédures inscrites dans le marbre et à la culture digitale parfois proche du néant. Ces dirigeants, qui souvent ne maîtrisent pas les rouages du numérique, n’en font pas une priorité pour 87 % d’entre eux selon une étude BPI France de 2017, et passent ainsi à côté de ses bénéfices. En matière de comptabilité et de gestion des ressources humaines par exemple.

La comptabilité est en effet l’un des domaines les plus touchés par la transformation numérique : l’automatisation des processus remplace les tâches de saisie manuelle et réduit drastiquement les risques d’erreurs. Des mécanismes d’alerte permettent de réagir rapidement en cas de non-conformité, tandis que le gain de temps favorise le pilotage financier, via le reporting par exemple. Pour les RH, le digital facilite et fiabilise la collecte des données pour la gestion de la paie, des congés ou encore des notes de frais. Quant aux déclarations professionnelles auprès de l’administration fiscale, elles doivent obligatoirement être effectuées en ligne. L’État contribue d’ailleurs à accélérer le mouvement vers la transition digitale en rendant obligatoire la dématérialisation des factures dans les marchés publics : les PME ne peuvent plus y échapper depuis le 1^er janvier 2019, et ce sera au tour des TPE de s’y plier en 2020.

Une offre digitale sur-mesure pour les TPE/PME roannaises

Chez Exco Hesio, on a rapidement pris conscience du virage du numérique dans la vie des entreprises, quelle que soit leur taille. « Nos métiers sont à la base de cette importante mutation » reconnaît Jean-Michel Bosio, associé en charge de l’offre digitale du cabinet d’expertise comptable roannais. « En interne, l’automatisation nous permet de libérer de notre temps et de notre énergie pour nous concentrer sur des travaux à plus forte valeur ajoutée pour nos clients. Mais le digital ne remplace pas la relation que nous avons avec eux, il vient la compléter. » Les 3 000 clients d’Exco Hesio n’ont toutefois pas le même stade d’avancement en matière de transformation numérique, il n’est donc pas question d’imposer un même modèle à tous sans prendre en compte le rapport de chacun au digital. « On s’évertue à comprendre leurs besoins pour leur apporter une réponse personnalisée » poursuit Jean-Michel Bosio. « C’est la raison pour laquelle on ne propose pas un service unique mais plusieurs, à la carte, en fonction de l’organisation de nos clients. On compose avec eux une offre digitale sur-mesure, évolutive et personnalisable, à partir d’un éventail d’outils que nous savons articuler et paramétrer. »

On s’évertue à comprendre les besoins de nos clients en matière digitale, pour leur apporter une réponse personnalisée. On propose des services à la carte, adaptés à l’organisation et la structure de chacun.

Jean-Michel Bosio, associé du cabinet d’expert comptable Exco Hesio à Roanne et en charge de l’offre digitale.

Concrètement, une entreprise cliente d’Exco Hesio peut déterminer l’étendue et la profondeur des services digitaux dans sa gestion administrative et financière. Elle dispose pour cela de plusieurs outils :

• L’archivage dématérialisé des documents : l’entreprise dépose les documents sur un espace de stockage personnel sécurisé, le cabinet les comptabilise et les classifie afin de faciliter la recherche pour les consulter à tout moment.
• La gestion des devis et facturation en ligne : l’entreprise édite et transmet par mail ses devis et factures via un logiciel ou une appli mobile de manière sécurisée et intuitive. L’outil permet de suivre les règlements et d’envoyer des relances, ainsi que des données quant au suivi des marges et la gestion des stocks.
• La gestion de la comptabilité en ligne : l’entreprise effectue les saisies comptables et les formalités fiscales dans un espace sécurisé, paramétré sur-mesure et conforme aux évolutions légales. Il permet d’accéder à la gestion analytique pour mieux maîtriser son budget, et de réaliser des opérations comme le lettrage, le lancement des règlements par fichier ou encore le suivi des immobilisations.
• Le suivi quotidien des données de caisse : les totaux de fin de journée sont automatiquement intégrés à la comptabilité et la data est restituée sous forme de chiffres-clés (CA, panier moyen, sorties par moyen de paiement, etc.) sans installation ni nécessité de formation.
• La création d’un tableau de bord personnalisé : l’ensemble des outils digitaux nécessaires au pilotage de l’activité sont centralisés et accessibles depuis un même espace en ligne personnalisé, qui recense également les indicateurs clés de l’évolution de l’activité en fonction des choix de personnalisation de l’entreprise.

Les entreprises converties au digital gagnent en agilité

Exco Hesio se positionne ainsi comme un accompagnateur des TPE et PME du Roannais vers la transformation digitale. « Sur le plan local nous sommes particulièrement sensibles au sujet, très engagés dans la démarche et nous proposons une offre très complète, car nous sommes allés chercher les outils qui répondent le plus fidèlement aux problématiques de nos clients » avance Jean-Michel Bosio. « Nous avons également un service informatique qui nous permet d’accompagner nos clients dans le déploiement et le paramétrage de ces solutions. Nous les formons afin qu’ils en exploitent tout le potentiel. »

Pour le « monsieur digital » d’Exco Hesio, « les outils digitaux changent fondamentalement le rapport au temps. Auparavant, on racontait une histoire passée, alors qu’aujourd’hui on travaille en temps réel. On peut avoir une vision à jour grâce au reporting, comparer l’évolution de l’activité avec le budget pour mesurer d’éventuelles dérives et prendre rapidement des décisions. Les solutions digitales permettent de mieux anticiper les évènements, de se projeter, et l’analyse statistique nous permet de mieux conseiller nos clients. » Agilité et réactivité, deux atouts indispensables pour une entreprise compétitive.

Vous souhaitez optimiser le pilotage de votre entreprise ? Vous voulez en savoir plus sur les fonctionnalités et les gains que procurent les solutions digitales pour une TPE ou une PME ? N’hésitez pas à prendre contact avec Exco Hesio pour étudier les modalités d’une transition vers le digital adaptée à vos problématiques et votre maturité numérique.