Dématérialisation des factures : comment s’y convertir ?

Digitalisation : c’est le grand tournant du monde de l’entreprise qui aura marqué les années 2010, des multinationales aux TPE. Organisation, marketing, communication, RH, comptabilité… La digitalisation touche toutes les strates de l’entreprise, et la dématérialisation des factures participe de ce mouvement. Quoi, vous n’y êtes pas encore passés ? Séance de rattrapage.

En 2020, même les TPE devront y passer

Depuis le 1er janvier 2019, le secteur public impose la facturation électronique aux PME dans le cadre des marchés publics. Les grandes entreprises y avaient été contraintes dès 2017, les ETI en 2018 et ce sera au tour des TPE de s’y plier en 2020, via la plateforme Chorus Pro. Cela ne concerne que les entreprises qui traitent avec l’État ou les collectivités territoriales ? Ce calendrier impose également à l’ensemble des sociétés d’être en capacité de recevoir une facture électronique d’une autre entreprise privée. Car auparavant, l’émetteur d’une facture devait avoir l’accord du récepteur pour l’émettre par voie électronique.

En d’autres termes, la facture dématérialisée est en passe de devenir la norme pour l’ensemble des entreprises. Elle obéit à un cadre très précis pour en garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité. Deux méthodes le permettent:

• • la facture PDF ;
  • la télétransmission en mode EDI.

La facture PDF, un premier pas vers la transmission par voie électronique

Sur le papier, la facture PDF est la solution la plus accessible : il suffit d’exporter un fichier DOC au format PDF, ce que permettent tous les logiciels de bureautique. Il existe des tiers de confiance permettant d’ajouter un certificat de signature électronique afin de garantir l’originalité de la facture, en accord avec la directrice européenne 2001/115/CE. Mais ça ne suffit pas à lui donner une valeur fiscale : il faut disposer pour cela d’une piste d’audit fiable jusqu’à la fin de la période de conservation. Cette dernière est obligatoire, que la facture PDF soit signée ou non. Elle permet en effet de retracer chronologiquement l’ensemble du processus de facturation, en liant la facture au bien ou au service. La piste d’audit fiable correspond aux contrôles internes permanents de l’entreprise pour le rapprochement commande/facture/livraison.

La facture EDI, l’aboutissement de la dématérialisation

C’est ici que la télétransmission en mode EDI devient intéressante : il n’est plus question d’un fichier mais de données, envoyées par flux dans un format structuré. Cela nécessite de « relier » l’ERP de l’entreprise émettrice de la facture à celui de la société qui la réceptionne. C’est ainsi que fonctionne Chorus Pro, la plateforme de l’État pour la dématérialisation des factures. L’administration fiscale reconnaît plusieurs formats comme EDIFACT ou VDA, car leurs facilitent les contrôles. Le coût de la mise en place peut rebuter, mais il s’accompagne de fortes économies grâce à l’automatisation du process de facturation.

En première ligne dans la dématérialisation des factures, les cabinets d’expert comptable sont en mesure de conseiller les TPE et PME sur l’attitude à adopter en la matière. Exco Hesio accompagne les entreprises du Roannais dans la conduite du changement autour de la facture électronique, afin de mettre en place un process répondant aux obligations réglementaires.