4 process qu’une TPE-PME doit digitaliser

Le débat n’existe plus sur la pertinence de la digitalisation des entreprises : près de huit dirigeants sur dix reconnaissent qu’elle apporte un bénéfice réel pour leur structure selon le Baromètre France Num de la transformation numérique des TPE-PME publié fin 2021. Pour passer de la déclaration d’intention à la mise en œuvre, il est nécessaire d’avancer problématique par problématique en identifiant les processus dont la digitalisation est une source de profit stratégique pour l’entreprise.

1. La facturation

La réception de factures électroniques va devenir obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er juillet 2024, et son émission le sera au 1er janvier 2026. Le compte à rebours est donc enclenché pour la digitalisation du processus de facturation dans les TPE et PME ! Les entreprises ont le choix entre la facture PDF signé à déposer sur une plateforme en ligne type Chorus Pro – la plus simple à mettre en place – et le flux EDI, une facture sous forme de données structurées directement importées dans l’ERP. La Factur-X compile ces deux technologies et s’impose comme le format le plus universel.

Choix du format de facture électronique, intégration à l’ERP : l’expert-comptable aide le dirigeant de TPE/PME à faire le choix le plus adapté en fonction de la maturité technologique de l’entreprise.

2. Le recrutement

Dans un contexte de pénurie des talents sur le marché du travail, le recrutement est un enjeu majeur pour les TPE/PME qui souhaitent se développer. Digitaliser le recrutement est donc un moyen de moderniser la marque employeur tout en gagnant du temps et en élargissant la « cible » en touchant davantage de candidats potentiels. La majorité des petites et moyennes entreprises ont déjà numérisé une partie du recrutement en postant des annonces d’emploi en ligne. La digitalisation du process de recrutement peut aussi inclure le suivi de chaque candidature, l’entretien en visio – utile avec des candidats éloignés géographiquement – ou encore l’évaluation du candidat, via un test de personnalité automatisé par exemple.

3. La relation client

Le e-commerce est un levier traditionnel de digitalisation des TPE et PME. Mais là ne s’arrête pas la puissance du numérique pour maintenir le contact avec sa clientèle. Entre les réseaux sociaux, les messageries instantanées, les applis, les plateformes d’avis clients et les outils d’emailing, il existe une multitude de canaux pour engager la conversation, engranger des données sur les prospects, prendre le pouls de la satisfaction client et se montrer réactif afin de préserver l’image de marque. Pour gérer efficacement l’ensemble de ces canaux, il existe des CRM, des outils de gestion de la relation client.

4. Le travail en équipe

La crise sanitaire a révélé l’importance de digitaliser les processus métiers afin de garantir une continuité de l’activité. Les confinements successifs ont démocratisé le télétravail et imposé aux TPE et PME de s’adapter à ce nouveau mode de fonctionnement. D’autant qu’il est plébiscité par un nombre croissant de salariés pour trouver un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Pour concilier travail à distance et travail en équipe, il est donc nécessaire de s’appuyer sur un outil efficace de travail collaboratif et pas seulement un outil de visioconférence. Il existe des solutions plus complètes permettant de gérer un projet en équipe dans lesquels il est possible d’affecter des tâches, de suivre leur évolution et de partager les informations entre plusieurs collaborateurs.