Notes de frais : quelles sont les règles ?

Ce qui apparait comme anecdotique dans l’entreprise n’est pas à prendre à la légère ! La note de frais peut être source de frustration, de conflit et même de poursuites judiciaires… Un salarié non défrayé des sommes qu’il avance pour l’entreprise peut s’estimer « flouer » par son employeur, tandis que d’autres sont tentés de profiter du flou autour des frais professionnels pour mener la grande vie aux frais… de la princesse ! Et attirer les foudres de l’Urssaf en cas de contrôle…

Frais professionnels : pas des avantages en nature

Il faut distinguer avantage en nature et frais professionnels : une note de frais a vocation à rembourser les dépenses avancées par un collaborateur dans le cadre de ses missions. Cela exclut la prise en charge du forfait téléphonique personnel, le loyer du logement de fonction ou la mise à disposition d’une voiture de fonction pour un usage professionnel et personnel.

La distinction entre avantage en nature et frais professionnels est fondamentale, car ces deux postes sont traités de manière différente au plan comptable et fiscal :

• les avantages en nature doivent apparaître sur le bulletin de paie (dans le brut) et sont soumis à cotisations ;
• les frais professionnels ne sont pas pris en compte dans la base de calcul des cotisations (Sécurité sociale et CSG-CRDS) et n’ont pas obligation de figurer sur le bulletin de paie (ils apparaissent alors dans le net).

Les règles par type de frais professionnels

Une note de frais couvre les dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle, le plus souvent en déplacement. Trois principaux postes sont concernés :

1. Les règles en matière de frais de repas

Un salarié en déplacement professionnel peut être contraint de prendre un repas au restaurant. L’addition pourra alors passer en note de frais ; l’Urssaf tolère une exonération de cotisations dans la limite d’un plafond de 18,60 € dans son barème de 2018. Ce plafond retombe à 9,10 € pour un repas pris hors des locaux ou de son domicile par contrainte de ses conditions de travail, au titre des dépenses supplémentaires de repas. Dans tous les cas, le plafond appliqué au salarié est à la libre appréciation de l’entreprise.

Idem pour un repas d’affaires, qui nécessite quant à lui que le motif de l’invitation et l’identité des invités soient indiqués dans la note de frais.

2. Les règles en matière de frais d’hébergement et de logement

Un salarié en déplacement professionnel  peut prétendre à une prise en charge de l’hébergement de la part de son entreprise, à condition que l’éloignement l’empêche de regagner son domicile. Par éloignement, l’Urssaf entend une distance d’au moins 50 km ou un temps de trajet d’au moins 1h30 en transports en commun.

Par ailleurs, la société ne pourra pas récupérer la TVA sur les dépenses d’hébergement et de logement.

3. Les règles en matière de frais de déplacement

Un salarié qui utilise son véhicule personnel pour effectuer un trajet dans le cadre d’un déplacement professionnel doit se reporter au barème fiscal des indemnités kilométriques de l’Urssaf pour remplir sa note de frais. Ce barème prend en compte le carburant, mais aussi l’entretien et la dépréciation du véhicule, ainsi que l’assurance. Le salarié peut aussi demander l’indemnisation des frais de péage, à condition de bien conserver les justificatifs. La note de frais doit toujours comporter le motif du déplacement, le lieu de la mission, la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule indiquée sur la carte grise.

Par ailleurs, les frais de voyage (billet de train, billet d’avion) peuvent aussi être remboursés par l’employeur, lorsqu’ils n’ont pas été réglés dès la commande par ce dernier. La TVA n’est toutefois pas récupérable sur les transports de personnes.

Concernant le trajet domicile/travail, l’entreprise a l’obligation d’accepter la prise en charge d’une partie des frais d’abonnement aux transports en commun de ses salariés (au moins 50 % selon le droit du travail). Pour un salarié effectuant le trajet domicile/travail en voiture, il lui sera difficile d’obtenir le défraiement de ses frais de carburant … Il pourra en revanche réclamer le remboursement des frais de parking, si son lieu de travail ne justifie d’aucun parking gratuit à proximité, ce qui est un motif d’exclusion de l’assiette des cotisations sociales pour l’employeur.

Les autres dépenses acceptées comme frais professionnels

Les frais de mobilité, dans le cas d’un changement de lieu de travail (à plus de 50 km ou 1h30 de trajet) ou d’un salarié nouvellement embauché. Les dépenses engagées peuvent concerner un hébergement provisoire et les frais d’installation dans le nouveau logement. On parle de mobilité professionnelle lorsque le déménagement est inhérent à l’emploi ou à des contraintes familiales.

Les frais d’utilisation des NTIC, comme l’achat de matériel informatique, par le salarié, de consommables, ainsi que les frais de connexion. C’est notamment le cas en matière de télétravail. La part des frais professionnels est exonérée de cotisations dans la limite de 50 % de l’usage total de ces NTIC.

Les frais d’entreprise couvrent l’achat de biens ou de services à caractère exceptionnels dans le cadre de l’activité et dans l’intérêt de la société. Il peut s’agit de cadeaux à offrir aux clients, de frais de déplacement pour suivre une formation professionnelle, de vêtements spécifiques, etc.

Les règles de remboursement des frais professionnels

L’entreprise a le choix entre deux formules de remboursement des frais professionnels, qu’elle doit mentionner dans une clause du contrat de travail :

• Les frais réels : toutes les dépenses avancées par le salarié, précisées dans la note de frais et accompagnées de justificatifs sont remboursées par l’employeur.
• Frais forfaitaires : l’entreprise vers une somme forfaitaire qui couvre le montant présumé des frais à la charge du salarié dans le cadre d’une mission. Pas de justificatifs à fournir pour le collaborateur, pas de notes de frais à gérer pour la société !

Kilométrages gonflés, notes de restaurant injustifiées… Les frais professionnels peuvent donner lieu à des abus, qui nécessitent d’autant plus la vigilance des employeurs que l’Urssaf y particulièrement attentive lorsqu’elle effectue des contrôles. C’est la raison pour laquelle les salariés doivent être sensibilisés à l’importance de bien rédiger une note de frais, en précisant le motif de chaque dépense avancée.

Appuyez-vous sur l’expertise de votre expert-comptable à Roanne pour optimiser la gestion de vos frais professionnels ! Exco Hesio vous accompagne sur le volet social de votre entreprise, des contrats de travail aux bulletins de paie en passant par l’épargne salariale.